Zorgmedewerkers ontlasten met behulp van Ctrack fleetmanagement software

Patyna, ontstaan na een fusie van twee zorgorganisaties, is de grootste zorgorganisatie voor ouderen in Zuid-West Friesland. Zij bieden alle vormen van zorg, van verpleeghuiszorg en revalidatie t/m thuiszorg en dagbesteding. De zorg wordt gegeven op 25 locaties en bij ouderen thuis. Patyna is sinds maart 2020 Ctrack klant.

Zorgen dat medewerkers zich kunnen focussen op hun werk

Jörgen Keijl, adviseur en beleidsmedewerker:

Jörgen Keijl

“Wij zijn actief in de steden en de dorpen op het Friese platteland. Ons werkgebied is Súdwest-Fryslân, Leeuwarden, De Fryske Marren, Waadhoeke en Tytsjerksteradiel.”

“Mijn rol is om te faciliteren dat onze zorgmedewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn, zonder dat ze teveel afgeleid worden door zaken die niet direct met hun werk te maken hebben.”

Het begint bij de zorgmedewerker

“Na de fusie telde ons wagenpark 60 voertuigen,” vertelt Jörgen Keijl. “Personenauto’s, wagens voor rolstoelvervoer en één kleine vrachtwagen voor het gekoeld vervoeren van maaltijdcomponenten. Het beheren van dit behoorlijk grote wagenpark was arbeidsintensief, dus zijn we op zoek gegaan naar een oplossing waarmee we zoveel mogelijk konden digitaliseren.”

“Daarbij was ons uitgangspunt de zorgmedewerker,” vervolgt Jörgen. “Daar begint het, áltijd, wat ons betreft. Dus de professionaliseringsslag die wij wilden maken met ons wagenpark, moest de zorgmedewerkers zoveel mogelijk ontlasten. Dat was voor ons het allerbelangrijkste. Toen we met Ctrack in gesprek raakten, bleken zij alles wat wij wilden te bieden en nog méér.”

Patyna locatie TeatskehûsEén van de fraaie locaties van Patyna, Woonzorgcentrum Teatskehûs in Blauwhuis

Rittenregistratie met Keurmerk en bestuurders identificatie

“Ten eerste heeft Ctrack het Keurmerk voor Ritregistratiesystemen, dus dan weet je dat je goed zit richting de Belastingdienst. Dat is al een eerste slag die je maakt wat betreft het administratief ontlasten van de organisatie. Medewerkers hoeven de gereden kilometers niet meer zelf bij te houden en we kunnen er allemaal op vertrouwen dat de data klopt.”

“Wat het wagenparkbeheer voor ons ook intensiever maakte, is dat auto’s door verschillende medewerkers gebruikt worden. Nu we werken met Ctrack’s bestuurders identificatie, is dat geen punt meer. Bestuurders worden geïdentificeerd via de RFID-tag die ze bij zich hebben, onze eigen Patyna druppel, en in het fleetmanagement systeem zie je met één druk op de knop wie waar rijdt.”

Juiste kilometerstanden, beter voertuigonderhoud en temperatuur logging

“Wat voor ons ook heel belangrijk is, is dat de kilometerstanden automatisch bijgehouden worden. Daardoor kan ik in de gaten houden wanneer welk voertuig onderhoud nodig heeft en vervolgens in samenspraak met de garage het benodigde onderhoud tijdig inplannen. Dus ook daar hebben onze mensen geen omkijken meer naar.”

“Omdat we dankzij Ctrack nu zo goed zicht hebben op de kilometerstanden, rouleren we auto’s op bepaalde routes. Zo krijg je nooit meer veel kilometers op de ene auto, terwijl een andere auto juist nauwelijks kilometers maakt. Zo spreid je het gebruik van je wagenpark beter.”

“Wat ook erg fijn is, is dat we voor onze kleine vrachtwagen waarmee we maaltijdcomponenten vervoeren, niet meer hoeven te werken met een aparte oplossing. De temperatuur logging verloopt namelijk via de Ctrack software en zie ik gewoon in mijn dashboard. Ik heb dus altijd het bewijs van correct koeltransport én alles op één plek binnen één softwarepakket. Echt ideaal!”

“Dat track en trace ook in andere situaties heel nuttig is, ervoeren we trouwens meteen in het begin al. We werden namelijk beschuldigd van doorrijden na een aanrijding, maar binnen tien minuten konden we aantonen dat wij daar helemaal niet in de buurt geweest waren.”

Patyna auto

Gebruiksvriendelijk voor álle betrokkenen

“Als je mensen wilt ontlasten, dan moet het systeem waarmee ze werken natuurlijk ook gebruiksvriendelijk zijn en dat is Ctrack,” aldus Jörgen. “Niet alleen voor de mensen op de weg, maar ook voor mij als beheerder. En de software is stabiel en betrouwbaar. Je kunt er van op aan dat het werkt en dat de data die erin staat klopt.”

“Maar daar stopt de gebruiksvriendelijkheid niet. De Ctrack’ers staan net zo goed voor je klaar. Als ik bijvoorbeeld uitgebreid zit te neuzen in het systeem en ergens meer over wil weten, dan bel ik de Helpdesk en word ik snel en goed geholpen. En als er iets op maat nodig is, dan gaat Ctrack daarmee aan de slag om er een voor Patyna goede mouw aan te passen.”

Implementatie middenin de corona crisis

“Ik weet nog dat de Ctrack monteurs in maart 2020 begonnen met het inbouwen van de units in onze voertuigen en dat precies toen de corona crisis uitbrak. Er was veel paniek. Ondanks deze uitzonderlijke omstandigheden is de implementatie uitstekend verlopen en werd er te allen tijde rekening gehouden met de adviezen van het RIVM.”

Blij met de samenwerking

“Het mag duidelijk zijn dat ik blij ben dat we voor Ctrack gekozen hebben,” besluit Jörgen Keijl. “Het fleetmanagement systeem staat als een huis en het is fijn samenwerken met de Ctrack’ers. Wij vertrouwen dan ook op een plezierige voortzetting van de samenwerking!”